Tableau de suivi des subventions d'une association

Un tableau de suivi des subventions répond à trois questions qui reviennent chaque trimestre : qu'avons-nous demandé, qu'avons-nous obtenu et reçu, et que devons-nous rendre, à qui, avant quelle date ? Il tient en une ligne par subvention, c'est-à-dire par financeur, par action et par exercice. Les dates limites se calculent à partir des règles que rappelle Service Public, et un filtre suffit ensuite à sortir la liste des comptes rendus à préparer.

Ce que rappelle Service Public

La fiche « Subventions versées aux associations » (vérifiée le 01/01/2026) et la page du formulaire de compte rendu financier (vérifiée le 30/12/2025) donnent les repères utiles au tableau :

• La demande se fait en ligne par Le Compte Asso pour de nombreuses subventions de l'État et des collectivités, ou par le formulaire « Association : demande de subvention ». Le dossier comprend notamment le budget prévisionnel.
• La convention est obligatoire lorsque la subvention dépasse 23 000 € ; elle définit l'objet, le montant, les conditions de versement et d'utilisation.
• Le compte rendu financier (cerfa n° 15059) se remet à l'autorité qui a versé la subvention dans les six mois suivant la fin de l'exercice au cours duquel elle a été accordée, et doit être établi avant toute nouvelle demande.
• Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) sont obligatoires lorsque le total des subventions en numéraire dépasse 153 000 €, avec la nomination d'un commissaire aux comptes et la publication des comptes.
• Le contrôle : l'autorité qui a accordé la subvention, et d'autres corps de contrôle, peuvent vérifier qu'elle a servi à l'objectif fixé.

Ces règles sont résumées pour construire le tableau ; votre convention peut fixer d'autres conditions, et c'est elle qui fait foi pour votre subvention.

Le tableau

(Lignes d'exemple fictives.) Les colonnes calculées :

• Reste à recevoir = accordé − versé.
• Compte rendu avant le = fin de l'exercice + six mois, sauf date différente dans la convention. Dans Excel, =FIN.MOIS(K2;6) donne le dernier jour du sixième mois suivant une fin d'exercice en K2 ; vérifiez le résultat sur une ligne connue.
• Convention : à cocher au moins dès que l'accordé dépasse 23 000 €, et dès qu'une convention existe.

Joignez à chaque ligne le chemin vers la convention ou la notification : c'est là que se trouvent les conditions propres à chaque financeur.

Les questions à poser

• « Quels comptes rendus sont à rendre dans les trois prochains mois, et pour quel financeur ? »
• « Quelles subventions ont un reste à recevoir supérieur à zéro, depuis plus de six mois après la notification ? »
• « Total accordé par financeur et par exercice. » (un tableau croisé dynamique avec « financeur » en lignes et « exercice » en colonnes)
• « Quelle part de nos ressources de l'exercice vient des subventions ? » (à rapprocher du compte de résultat)
• « Quel est le total des subventions en numéraire de l'exercice ? » (à comparer au seuil de 153 000 € cité par Service Public ; la qualification exacte se voit avec votre expert-comptable)
• « Quelles nouvelles demandes prévoyons-nous auprès d'un financeur dont le compte rendu précédent n'est pas rendu ? »

La dernière question évite un oubli fréquent : la page du formulaire indique que le compte rendu doit être établi avant toute nouvelle demande.

Pour additionner selon plusieurs critères, SOMME.SI.ENS suffit : =SOMME.SI.ENS(F:F;A:A;"Département";C:C;2025) donne le total accordé (F) par le département (A) pour l'exercice 2025 (C).

Relier le tableau aux comptes

Le tableau dit ce qui a été accordé ; les comptes disent ce qui a été dépensé. Pour préparer le compte rendu, chaque dépense de l'action doit pouvoir être retrouvée : un code d'action dans le logiciel comptable ou dans le tableur des dépenses rend la chose possible. Certains logiciels de gestion le prévoient ; AssoConnect, par exemple, décrit sur sa page « budget prévisionnel » la création d'autant de budgets que de projets, le suivi du réalisé par rapport aux prévisions et l'export des rapports au format Excel.

La méthode du compte rendu est détaillée dans le compte rendu financier de subvention.

Vérifier

• Le total « versé » du tableau égale les subventions encaissées sur les relevés bancaires de la période.
• Chaque ligne « accordé » a une notification ou une convention rangée.
• Chaque compte rendu rendu a une date et une copie archivée.
• Une subvention pluriannuelle a une ligne par exercice, pour que les dates de compte rendu soient justes.