Questions à poser aux données d'une association

Voici des questions réelles de bureau d'association, classées par source de données. Pour chacune : les colonnes dont elle a besoin, et ce qu'il faut regarder pour vérifier la réponse. Les formulations entre guillemets peuvent être tapées telles quelles dans un assistant de tableur ; elles se traduisent aussi en filtres ou en formules comme NB.SI.ENS (compter selon plusieurs critères) et SOMME.SI.ENS (additionner selon plusieurs critères), que Microsoft documente avec jusqu'à 127 paires de critères.

Fichier des adhérents

Colonnes utiles : identifiant, nom, commune, date de première adhésion, saison, type d'adhésion, activité.

1. « Combien d'adhérents compte l'association cette saison, par type d'adhésion ? »
2. « Combien de nouveaux adhérents cette saison, c'est-à-dire sans adhésion la saison précédente ? »
3. « Répartis les adhérents par commune de résidence. »
4. « Quelle est l'ancienneté moyenne des adhérents, en saisons ? »
5. « Quels adhérents apparaissent deux fois, avec un nom ou une adresse légèrement différents ? »
6. « Quelles fiches n'ont pas d'adresse électronique ? »

Vérification : le total par commune doit égaler le total général. Voir construire le fichier des adhérents et les statistiques des adhérents.

Cotisations et renouvellement

Colonnes utiles : identifiant, saison, montant dû, montant payé, date de paiement, mode de paiement.

7. « Quels adhérents de la saison dernière n'ont pas encore renouvelé ? »
8. « Quel est le taux de renouvellement entre les deux dernières saisons ? »
9. « Quelles cotisations sont payées en partie seulement ? »
10. « Combien a rapporté chaque mode de paiement : chèque, virement, espèces, paiement en ligne ? »
11. « Le total des cotisations de la saison correspond-il aux encaissements des relevés bancaires ? »

Vérification : comparez le total à la banque. Voir suivre les cotisations et le taux de renouvellement.

Dons et reçus

Colonnes utiles : numéro de reçu, date d'encaissement, donateur, montant, mode de paiement, date d'émission du reçu.

12. « Quel est le total des dons par mois sur les douze derniers mois ? »
13. « Quels dons encaissés n'ont pas encore de reçu ? »
14. « Y a-t-il des numéros de reçu manquants ou en double ? »
15. « Le total des reçus de l'année égale-t-il le total des dons encaissés ? »
16. « Combien de donateurs de l'an dernier ont donné à nouveau cette année ? »
17. « Quels donateurs ont donné au moins trois années de suite ? »

Vérification : un reçu par don, une numérotation sans trou. Voir le tableau de suivi des dons et la fidélisation des donateurs.

Subventions

Colonnes utiles : financeur, action, exercice, montant demandé, montant accordé, dates de versement, date limite du compte rendu.

18. « Quelles subventions ont été accordées cette année, par financeur ? »
19. « Quels versements attendons-nous encore ? »
20. « Quels comptes rendus financiers sont à rendre dans les trois prochains mois ? »
21. « Quelle part de nos ressources vient des subventions publiques ? »
22. « Pour l'action X, quelles dépenses ont été réalisées, comparées au budget prévisionnel ? »

Rappel : Service Public indique que le compte rendu financier se transmet dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel la subvention a été attribuée, et avant toute nouvelle demande. Voir suivre les subventions et le compte rendu financier.

Comptes et budget

Colonnes utiles (grand livre exporté) : date, compte, libellé, débit, crédit, code d'action ou de projet.

23. « Quelles sont les dix plus grosses dépenses de l'exercice ? »
24. « Compare les recettes par nature avec l'exercice précédent. »
25. « Quels postes de dépenses ont augmenté de plus de 20 % ? »
26. « Où en est le réalisé par rapport au budget voté, poste par poste ? »
27. « Quelles dépenses n'ont pas de code d'action ? »

Vérification : la somme des lignes doit retomber sur le total du compte de résultat. Voir le rapport financier d'assemblée générale.

Bénévoles

Colonnes utiles : identifiant, compétences, disponibilités, missions faites, date, nombre d'heures.

28. « Qui est disponible le samedi matin et a déjà tenu un stand ? »
29. « Combien d'heures de bénévolat sur l'année, par type de mission ? »
30. « Quels bénévoles n'ont pas été sollicités depuis six mois ? »
31. « Quelles missions manquent de volontaires pour la prochaine manifestation ? »

Voir le fichier des bénévoles et la valorisation du bénévolat.

Assemblée générale

32. « Liste les membres qui peuvent voter selon nos statuts, avec leur commune. »
33. « Combien de présents et de pouvoirs à l'assemblée de l'an dernier ? »
34. « Quelles résolutions de l'assemblée de l'an dernier restent à exécuter ? » (question à poser aux procès-verbaux, pas au tableur)

Voir la liste d'émargement.

Données publiques

35. « Combien d'associations ont leur siège dans notre commune ? »
36. « Les informations de notre association au répertoire national des associations sont-elles à jour ? »

Voir le répertoire national des associations.

Trois précautions

• Une question, une période. Saison sportive, année civile ou exercice comptable : précisez-le dans la question, sinon l'outil choisit à votre place.
• Le moins de données personnelles possible. Le guide de la CNIL pour les associations rappelle qu'une information doit avoir un lien direct avec l'objectif poursuivi. Pour compter par commune, le nom n'est pas nécessaire.
• Les questions fiscales et juridiques (un don ouvre-t-il droit à réduction ? qui peut voter ?) ne se tranchent pas par une requête : la donnée vous dit qui a payé quoi et quand, vos statuts, votre service des impôts ou un professionnel disent ce que cela implique.