Combien de temps garder les doubles des reçus ?

Service Public indique au moins six ans, à partir de la dernière opération mentionnée sur les documents ou de l'année d'imposition concernée (fiche vérifiée le 12/05/2026).

Que faire si le total des reçus ne correspond pas aux dons encaissés ?

Chercher l'écart ligne par ligne : don sans reçu, reçu sans encaissement, montant mal saisi, reçu en double. Pour la conduite à tenir sur un reçu déjà émis, voyez votre service des impôts ou un professionnel.

Tableau de suivi des dons d'une association

Un tableau de suivi des dons tient en une ligne par versement : date d'encaissement, donateur, montant, mode de paiement, pièce bancaire, numéro du reçu délivré s'il y en a un. Il sert surtout à une vérification : le total des reçus émis correspond-il aux dons réellement encaissés ? C'est la question que pose aussi l'administration fiscale lors d'un contrôle de concordance, d'après associations.gouv.fr. Cette page ne traite que du registre et de ce contrôle ; elle ne dit pas qui peut délivrer des reçus ni dans quelles conditions.

Le registre

N° de ligne	Date d'encaissement	Identifiant donateur	Montant	Mode	Pièce bancaire	N° de reçu	Date du reçu	Statut du reçu
1	05/12/2025	D0031	50 €	Chèque	Remise n° 44	2025-0118	08/12/2025	Émis
2	12/12/2025	D0072	120 €	Virement	Relevé 12/2025	2025-0119	15/12/2025	Émis
3	19/12/2025	D0031	30 €	Espèces	Bordereau n° 9			À émettre

(Lignes d'exemple fictives.)

Quatre règles rendent ce tableau fiable :

Une ligne par versement, jamais un cumul par donateur : le cumul se calcule, il ne se saisit pas.
Un identifiant de donateur stable, dans un tableau des donateurs à part (nom, adresse), pour que le registre ne répète pas les coordonnées à chaque ligne.
Une numérotation des reçus continue, sans réutiliser un numéro.
Une pièce pour chaque ligne : ligne du relevé, remise de chèques, bordereau d'espèces, export de la plateforme de paiement.

Les cotisations n'y figurent pas : elles ont leur propre tableau (voir la différence entre cotisation et don).

Si les dons arrivent par un logiciel de gestion, le registre peut en être l'export. AssoConnect, par exemple, indique sur sa page « dons » que le donateur reçoit son reçu par courriel dès la réception du paiement, que les reçus générés peuvent être exportés en masse et que l'historique de chaque donateur est consultable. L'export doit alors contenir le numéro de reçu de chaque don, pour que le contrôle soit possible.

Ce que disent les textes sur ce contrôle

Associations.gouv.fr (page « La procédure de contrôle des reçus fiscaux renforcée », lue le 15/11/2026) présente ainsi les deux textes qui concernent directement le registre. Les articles eux-mêmes n'ont pas été relus sur Légifrance pour cette page :

Article L. 14 A du livre des procédures fiscales : l'administration peut contrôler sur place que les montants portés sur les reçus correspondent aux dons et versements effectués. La loi n° 2021-1109 du 24/08/2021 a élargi ce contrôle à la régularité de l'organisme. L'association présente les documents et pièces justifiant les dons, conservés six ans.
Article 222 bis du code général des impôts : les organismes déclarent chaque année le montant global des dons reçus et le nombre de reçus délivrés, pour les dons reçus à compter du 01/01/2021. La page signale une amende de 1 500 € en cas de manquement pendant deux années consécutives.

Service Public présente le formulaire de reçu, cerfa n° 11580 (2041-SD), et rappelle que les organismes déclarent chaque année le total des dons reçus et le nombre de reçus délivrés.

Ces textes sont cités pour expliquer à quoi sert le registre, pas pour dire comment ils s'appliquent à votre association. Pour cela, adressez-vous à votre service des impôts ou à un professionnel.

Les contrôles à faire dans le tableur

1. Total des reçus et total encaissé, par mois. =SOMME.SI.ENS(D:D;I:I;"Émis";B:B;">=01/12/2025";B:B;"<=31/12/2025") additionne les montants (D) des reçus émis (I) encaissés en décembre (B). Comparez avec le total des dons du même mois sur les relevés.

2. Les dons sans reçu. Filtre sur « Statut du reçu » différent de « Émis ». Ce n'est pas forcément une anomalie (tous les dons ne donnent pas lieu à reçu), mais chaque ligne doit avoir une explication.

3. Les numéros manquants. Triez par numéro de reçu : chaque numéro suit le précédent. Un trou signale un reçu annulé (qui doit apparaître comme tel) ou une ligne oubliée.

4. Les numéros en double. Dans Excel, la mise en forme conditionnelle « Valeurs en double » (Accueil, Mise en forme conditionnelle, Règles de mise en surbrillance des cellules) les fait ressortir.

5. Les reçus dont le montant diffère de l'encaissement. Si le reçu est saisi dans une colonne à part, une colonne « écart » égale à montant encaissé moins montant du reçu doit rester à zéro.

Les questions à poser au registre

« Total des dons et nombre de reçus émis pour l'année 2025. » (les deux chiffres de la déclaration annuelle, à vérifier ensuite par votre trésorier)
« Quels dons encaissés depuis plus de trente jours n'ont pas de reçu ? »
« Y a-t-il des numéros de reçu en double ou manquants ? »
« Total des dons par mode de paiement et par mois, comparé aux relevés. »
« Quels donateurs ont fait plus de trois versements cette année ? » (souvent un prélèvement mensuel ; voir la fidélisation des donateurs)

Un assistant de tableur sait écrire ces filtres ; vérifiez toujours la période retenue et la colonne additionnée.

Conserver

Service Public (fiche sur les délais de conservation, vérifiée le 12/05/2026) indique que les doubles des reçus délivrés aux donateurs se conservent au moins six ans, à partir de la dernière opération mentionnée ou de l'année d'imposition concernée. Gardez le registre de chaque année avec les doubles des reçus et les pièces bancaires, dans un dossier daté.