Fichier des bénévoles d'une association : le construire

Un fichier de bénévoles sert à retrouver rapidement qui peut faire quoi, quand, et qui a déjà fait quoi. Il tient en deux tableaux : l'un pour les personnes, l'autre pour les missions réalisées. C'est un fichier de données personnelles : le guide de sensibilisation au RGPD (règlement général sur la protection des données) que la CNIL a publié pour les associations s'applique, au papier comme au tableur. Cette page propose les colonnes utiles, les données à éviter et les questions qu'on peut ensuite poser au fichier.

Ce que dit la CNIL

Dans son guide pour les associations, la CNIL cite les bénévoles parmi les personnes dont les droits doivent être préservés, avec les adhérents, les donateurs et les salariés. Les principes qui comptent ici :

• Finalité : un fichier a un objectif déterminé avant la collecte. La CNIL donne un exemple proche : on ne peut pas réutiliser le fichier de recrutement de candidatures à un poste de bénévole pour envoyer des offres commerciales ou caritatives aux candidats.
• Minimisation : les données doivent avoir un lien direct avec l'objet poursuivi et être nécessaires à l'objectif.
• Durée limitée : les données se conservent le temps nécessaire, puis sont supprimées ou anonymisées.
• Sécurité et confidentialité : accès limité aux personnes dont les missions l'exigent, mots de passe individuels, locaux et postes protégés.
• Transparence : les personnes savent pourquoi leurs données sont collectées et quels droits elles ont.

La page de Service Public sur la conservation des documents n'a pas de rubrique propre aux bénévoles ; elle traite les adhérents, avec une conservation pendant la durée de l'adhésion et, au plus, cinq ans après si un besoin de preuve existe. Si vos bénévoles sont aussi adhérents, ces règles vous concernent.

Deux tableaux plutôt qu'un

Tableau 1, les personnes (une ligne par bénévole) :

Tableau 2, les missions (une ligne par mission réalisée) : identifiant du bénévole, date, mission, nombre d'heures. Ce second tableau alimente la valorisation du bénévolat et se lit sans noms.

Appliquez les règles de Microsoft pour les tableaux croisés dynamiques : une seule ligne d'en-tête, des colonnes à type unique (pas de dates mêlées à du texte), pas de cellules fusionnées. Pour les disponibilités, évitez le texte libre (« plutôt le week-end sauf si… ») : une colonne par créneau, avec « oui » ou vide, se compte beaucoup plus facilement.

Ce qu'il vaut mieux ne pas noter

La CNIL cite l'exemple d'une situation matrimoniale qui n'a pas sa place dans une inscription sportive : une information sans lien avec l'objectif n'a pas à être collectée. Pour des bénévoles, une date de naissance complète, une adresse postale détaillée ou une information de santé servent rarement. Le guide classe les données de santé parmi les données sensibles ; il cite l'exemple d'une association qui organise des sorties pour des enfants et recueille des informations de santé après accord du représentant légal. Si une mission l'exige vraiment, collectez ce qui est nécessaire, ne le laissez pas dans le tableau général et informez la personne.

Les questions à poser au fichier

• « Qui est disponible le samedi matin et a déjà tenu un stand ? »
• « Combien de bénévoles actifs avons-nous, c'est-à-dire avec au moins une mission sur les douze derniers mois ? »
• « Quels bénévoles n'ont pas été sollicités depuis six mois ? »
• « Quelles missions de la prochaine manifestation n'ont pas assez de volontaires ? »
• « Combien d'heures par mission et par mois ? »

La fonction NB.SI.ENS, qui compte selon plusieurs critères (jusqu'à 127 paires selon Microsoft), répond à la plupart d'entre elles ; par exemple, =NB.SI.ENS(F:F;"oui";G:G;"oui") compte les bénévoles disponibles et qualifiés si les colonnes F et G contiennent respectivement le créneau et la compétence. Vérifiez le résultat en filtrant le tableau et en comptant trois lignes à la main.

Avant de confier le fichier à un outil

Lorsqu'un outil en ligne ou un prestataire traite les données pour votre compte, le guide de la CNIL le range parmi les sous-traitants : ses obligations doivent figurer au contrat. Retirez avant tout les colonnes inutiles à la question ; pour compter des disponibilités, ni le nom ni le téléphone ne servent. Voir les questions à poser aux données d'une association et les outils pour les interroger.

Contrôles réguliers

• Une fois par saison, relancez les bénévoles sans mission depuis plus d'un an : conservez ou supprimez leur fiche.
• Qui a accès au fichier ? La liste tient en quelques noms.
• Les fiches des personnes parties sont supprimées ou anonymisées selon la durée que vous avez fixée.